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Ad title:
Virtual Assistant
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| Provided By:
Alphatrail
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Published: 07 July
/ Deadline: 07 August
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DE: Virtuelle Assistenz (m/w/d) für Management & Finance - Vollzeit, Remote & Langfristig
Über Uns:
Du bist ein Organisationstalent, das proaktiv anpackt und im Hintergrund die Fäden zieht? Du möchtest den Erfolg eines schnell wachsenden Start-ups direkt mitgestalten?
Dann bist du genau richtig bei uns! Wir sind Alphatrail: Ein kleines, dynamisches Start-up mit Sitz in Regensburg, das exklusive Bikekomponenten und - Zubehör entwickelt und weltweit vermarktet. Um unseren Erfolgskurs beizubehalten und weiter zu wachsen, suchen wir eine engagierte und zuverlässige Unterstützung für unsere Geschäftsführung.
Deine Aufgaben:
Du übernimmst zwei zentrale Verantwortungsbereiche, um unserer Geschäftsführung den Rücken freizuhalten.
1. Assistenz der Geschäftsführung:
** Management des Posteingangs und proaktive Kalender- & Terminkoordination.
** Planung und Buchung von Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel).
** Vorbereitung von Meetings und Erstellung von Protokollen.
** Übernahme von administrativen Aufgaben und gezielten Recherchen.
2. Vorbereitende Buchhaltung & Administration:
** Sammeln, Prüfen und digitale Ablage aller eingehenden Belege.
** Vorbereitung der Unterlagen und Abstimmung mit unserer Steuerkanzlei.
** Nachfordern fehlender Belege bei Lieferanten und Partnern.
** Unterstützung beim Zahlungsabgleich und bei Monatsauswertungen.
Deine Qualifikation:
** Du sprichst und schreibst Deutsch und Englisch sicher (mindestens B2).
** Du zeichnest dich durch eine exzellente Selbstorganisation, absolute Zuverlässigkeit und Diskretion aus.
** Du bringst nachweisliche Erfahrung in einer Assistenz-Rolle mit, insbesondere im E-Mail- und Kalendermanagement sowie der Reiseplanung.
** Du hast ein gutes Grundverständnis für buchhalterische Prozesse und die Kommunikation mit einer Steuerkanzlei.
** Du bist tech-affin und gehst sicher mit MS Office oder Google Workspace sowie gängigen Projektmanagement-Tools (z. B. ClickUp, Asana) um. Eine Affinität für moderne Technologien & KI-Tools ist ein großes Plus.
** Du verfügst über eine eigene, geeignete Arbeitsumgebung mit einem ruhigen Arbeitsplatz und einer schnellen, stabilen Internetverbindung.
Die Rahmenbedingungen:
** Starttermin: Ab sofort oder nach Vereinbarung.
** Anstellung: Vollzeit (Min. 30h/Woche) in einem langfristigen Arbeitsverhältnis.
** Arbeitsort: 100 % remote. Arbeite von dort, wo du dich am wohlsten fühlst.
** Arbeitszeit: Flexible Arbeitszeiten mit einer Kernarbeitszeit von 09:00 bis 15:00 Uhr (CET).
Deine Perspektive:
** Strukturiertes Onboarding: Wir sorgen mit klaren Prozessen und dokumentierten SOPs für deinen perfekten Start bei uns.
** Direkter Draht zur Geschäftsführung: Bei uns gibt es flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege.
** Langfristige Entwicklungschancen: Wir planen langfristig mit dir und bieten dir die Möglichkeit, deine Verantwortungsbereiche zu erweitern.
** Individuelle Weiterbildung: Wir unterstützen dein Wachstum mit Kursen und Workshops.
Klingt gut? Dann bewirb dich jetzt!
Wenn du dich in dieser Beschreibung wiederfindest, freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und kurzer Nachricht: mm@alphatrail.com.
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EN: Virtual Assistant (m/f/d) for Management & Finance - Full-time, Remote & Long-term
About Us:
Are you a talent who proactively takes charge and pulls the strings behind the scenes? Do you want to directly shape the success of a fast-growing startup?
Then you`ve come to the right place! We are Alphatrail: a small, dynamic startup based in Regensburg, Germany, that develops and globally markets exclusive bike components and accessories. To maintain our successful trajectory and continue growing, we are looking for dedicated and reliable support for our management team.
Your Responsibilities:
You will take on two key areas of responsibility to free up our management team.
1. Executive Assistant
** Managing the inbox and proactively coordinating calendars and appointments.
** Planning and booking business trips (flights, trains, hotels).
** Preparing for meetings and creating minutes.
** Taking on administrative tasks and targeted research.
2. Preparatory Accounting & Administration:
** Collecting, reviewing, and digitally archiving all incoming receipts.
** Preparing documents and coordinating with our tax firm.
** Requesting missing receipts from suppliers and partners.
** Supporting payment reconciliation and monthly evaluations.
Your Qualifications:
** You speak and write German and English fluently (at least B2).
** You are characterized by excellent self-organization, absolute reliability, and discretion.
** You have proven experience in an assistant role, especially in email and calendar management and travel planning.
** You have a good basic understanding of accounting processes and communication with a tax firm.
** You are tech-savvy and proficient with MS Office or Google Workspace, as well as common project management tools (e.g., ClickUp, Asana). An affinity for modern technologies & AI tools is a big plus.
** You have your own suitable work environment with a quiet workspace and a fast, stable internet connection.
The Framework:
** Start Date: Immediately or by arrangement.
** Employment: Full-time (min. 30 hours/week) in a long-term employment relationship.
** Work Location: 100% remote. Work from wherever you feel most comfortable.
** Working Hours: Flexible working hours with core hours from 9:00 AM to 3:00 PM (CET).
Your Perspective:
** Structured Onboarding: We ensure your perfect start with clear processes and documented SOPs.
** Direct Access to Management: We have flat hierarchies and short communication channels.
** Long-Term Development Opportunities: We plan long-term with you and offer the opportunity to expand your areas of responsibility.
** Individual Further Training: We support your growth with courses and workshops.
Sound good? Apply now!
If you recognize yourself in this description, we look forward to receiving your application with a resume and a short message at: mm@alphatrail.com.
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